La section ci-dessous expose les grandes lignes des règles obligatoires pour tous les clubs qui collectent des frais ou fonds de toute genre - quelque soit leur source ou la fréquence de la collection. Ces règles ne s'appliquent pas aux clubs d'entreprise, qui devraient se référer aux politiques financières de leur compagnie. 

Définitions

"Site du club" se définit comme la présence en ligne du club, comme par exemple un site web, une page ou un groupe sur les réseaux sociaux, un forum etc. 

"Approuvé par les membres" est utilisé selon les procédures de votes soulignées dans la section Démocratie du club section. Toutes les propositions de frais sujettes à un vote doivent inclure ;

• L'objectif exact de l'opération
• Le montant minimum et maximum autorisé
• La période minimum et maximum pour son exécution depuis la date d'approbation ; la période maximum ne peut pas dépasser un an. 

"Coûts d'exploitation"  sont les coûts inévitables à l'opération standard du club et incluent :

• Location des locaux pour la durée de la réunion.
• Location d'équipement utilisé durant la réunion : ordinateurs, microphones, projecteurs, etc.
• Coûts de maintenance et de réparation de l'équipement existant.
• Coûts de mise en place et post-réunion (préparation, nettoyage etc)
• Matériel de bureau (papier, stylos, photocopies, encre pour l'impression des formulaires d'évaluation etc)
• Fournitures de bureau (cartes, badges, packs de bienvenue, pins, banderoles etc)
• Coûts financiers tels que les frais de transfert bancaire, frais de tenue de compte, taxes etc)
• Coûts survenant de par les obligations légales du club (assurances, enregistrement légal, comptabilité etc)

Exemples de coûts autres que ceux d'exploitation :

• Achat d'équipement permanent
• Coûts pour l'organisation d'événements spéciaux, fêtes ou ateliers.
• Coûts liés aux invités orateurs et formateurs.
• Coût d'envoi d'un gagnant de compétition de club à une compétition. 

"Evénements liés à l'Agora" sont tous les événements organisés ou co-sponsorisés par un ou plusieurs club Agora et qui s'alignent sur tous les Principes essentiels (surtout le principe de Neutralité) et qui ont comme objectif l'avancée de l'Agora dans sa mission et dans son but. Ci-dessous quelques exemples d'événements de ce type :

• Prise de parole en public, Débat et autres compétitions similaires
• Conventions d'Agora à différents niveaux
• Evénements portes-ouvertes pour la promotion des clubs Agora
• Démonstration de réunions pour des clubs potentiels
• Ateliers, séminaires, sessions d'entrainement etc.
• Projects communautaires Club Valide
• Participation à des foires, spectacles ou autres événements tiers où la présence du club est appropriée pour des raisons de marketing et d'augmentation d'abonnements. 

Pour des exemples de types d'événements où la participation du club ne serait pas autorisée, veuillez vérifier le Neutrality Principle.

"Evénements Agora Officiels" sont tout les événements universellement applicables, créés ou définis par la Fondation Agora Speakers International. Il y a à l'heure actuelle deux types d'événements de ce genre :

• Toutes les compétitions qui respectent le réglement officiel.
• Les Conventions Agora, à tous les niveaux géographiques.

Règles financières

Liberté financière

LF01. Les clubs peuvent décider du montant qu'ils considèrent approprié d'imposer, avec la fréquence de leur choix, et peuvent recevoir des fonds de tiers du moment que toutes les règles sont respectées.

LF02. Le montant et la périodicité des frais collectés par le club doivent être rendus publics et visibles sur tous les sites de club. Accéder à ce genre d'information ne devrait pas nécessiter que l'on remplisse un formulaire ou que l'on fournisse des informations personnelles.

LF03. Les frais payés par les membres ne doivent pas être discriminatoires : tous les membres paient les mêmes frais. Les exceptions suivantes sont autorisées :

• Personnes appartenant à un groupe spécial de revenus limités ou de minorités collectives peuvent se voir offirer une réduction ou un abonnement gratuit. Ex : étudiants, retraités, sans-emploi, minorité éthnique, réfugiés etc. Nous nous réservons le droit d'examiner ces situations et de lever l'autorisation si l'impression est donnée qu'un club abuse de cette définition et la transforme en abonnement discriminatoire (ex un club qui définit "hommes blancs" comme "minorités collectives")
• Pour les clubs qui opèrent dans une langue qui n'est pas la langue officiel du pays (ex : un club parlant anglais en Espagne), les natifs de cette langue peuvent se voir offrir une réduction ou un abonnement gratuit. 
• N'importe quel professionnel dans la sphère de la prise de parole en public ou du leadership peut se voit offrir une réduction ou un abonnement gratuit s'ils performent régulièrement des évaluations, ateliers ou tutorat lors des réunions de club. 

LF04. Les invités et autres membres Agora ne devraient pas payer de frais s'ils visitent le club lors de sessions standards. Lors de sessions non-standards, comme les événements spéciaux, réunions avec des invités ou des orateurs, ateliers etc, une annonce publiée en avance devrait annoncer le coût unique pour la participation. Ce coût unique doit être mentionné en même temps que l'annonce d'une session non-standard. 

LF05.Les clubs ne devraient pas accepter de donations anonymes ou de donations tiers dont l'idéologie ou les actions vont à l'encontre des idées, principes, missions et objectifs d'Agora Speakers International. 

Utilisation des Fonds Valide

VU01. Les fonds du Club ne doivent être utilisés pour le profit ou bénéfice personnel d'aucun membre. L'utilisation des fonds doit toujours se conformer aux règles légales locales pour les organisations à but non-lucratif. Dans le cas d'un conflit entre la législation locale et ces règles, la plus restrictive s'applique.  

VU02. Tous les biens et services achetés par le club doivent être pour l'opération du club ou des événements liés à l'Agora comme des compétitions, conventions etc. Les clubs ne doivent pas utiliser les fonds pour toute opération dont le but est d'augmenter les fonds du club. En particulier, les clubs ne doivent pas s'engager dans des activités d'investissement quelles qu'elles soient, comme les titres, la marchandise, les opérations de change, le marché à terme, les contrats d'options, l'immobilier, qu'importe si elles sont publiquement échangés ou non. 

VU03. Tout atout acquérit par le club doit être exclusivement utilisé par les membres du club, les délégués Agora du pays, ou invités de réunions, ou toute autre activité liée à l'Agora, qui se conforme à sa mission et à son objectif. Un tel usage de ces atouts ne devrait pas signifier de frais supplémentaires. 

VU04. Sur dissolution d'un club, tous les fonds restants seront donnés à une charité reconnue légalement et approuvée par les membres par majorité simple. Si aucun accord n'est trouvé, alors les fonds reviendront à Agora Speakers International. 

VU05. Les clubs ne peuvent pas employer de personnel.

VU06. Les clubs ne peuvent pas tenir d'instruments d'investissement de n'mporte quelle sorte et ne peuvent s'endetter. 

VU07. Tous les comptes utilisés par le club doivent rester ouverts dans des banques autorisées qui opèrent localement sur le territoire où le club est enregistré et doit être libellé dans une des devises officielles du pays. 

Surveillance de l'usage

SU01. Les clubs qui collectent des frais ou des fonds doivent avoir un Trésorier, autre que le Président.

SU02. Le club doit publier les mises à jour des finances du club et ses détails sur les sites du club et doit fournir un rapport complet détaillé à la Fondation une fois par an. Ces informations doivent être rendues disponibles à tous les membres de l'Agora du monde entier. Les finances peuvent apparaitre simplement dans un fichier Excel, détaillant les revenus et les dépenses, ou dans un rapport de comptabilité plus complexe, mais dans les deux cas, il faut qu'il apparaisse clairement comment les frais des abonnements sont spécfiquement utilisés. En plus du format cumulé, les dépenses du club doivent également apparaitre au format non-cumulé, soit détaillé. Ce dernier doit inclure, pour chaque transaction, les détails suivants :

• Date
• Le montant dépensé ou reçu
• Source (pour les frais et donations) ou fournisseur (pour les achats de biens ou les services).
• Objectif ou raison de la transaction (pour les achats de bien ou de services - les spécificités du produit ou du service acheté)

SU03. Les clubs ne doivent pas accumuler les fonds à l'excès, soit un montant correspondant à 2 ans de coûts d'exploitation, à moins que ce soit autorisé par la majorité des membres et uniquement pour des raisons budgétaires spécifiques. Cette autorisation doit être renouvellée chaque année. 

SU04. Tout usage de plus de 1/3 des fonds du club (en se basant sur le montant disponible au début de l'année fiscale) pour des raisons autres que pour les coûts d'exploitation, nécessitent l'approbation des membres, qu'importe si le 1/3 est utilisé en une transaction unique ou en plusieurs fois. Plus spécifiquement, toute transaction dont le montant, ajouté au montant des dépenses autre que les coûts d'exploitation depuis le début de l'année fiscale, dépasse 1/3 des fonds de départ du club, doit obtenir l'approbation des membres, à moins que cette transaction fait partie d'une proposition budgétaire approuvée précedemment, et que le montat de cette transaction reste dans le champ approuvé. 
Quelques exemples ci-dessous :

• Un club commence l'année fiscale avec 1000 euros (1/3 = 333euros). Le président souhaite acheter un projecteur d'un montant de 400euros. 400euros > 333euros, donc cet achat nécessite l'approbation des membres. Après avoir obtenu leur accord, le président souhaite acheter un microphone d'une valeur de 15euros. Les frais cumulés sont donc 400 + 15 > 333 ; cette transaction nécessite également l'approbation des membres. En fait, la règle signifique qu'après avoir dépensé 1/3 des fonds du club, toute depense autre que les coûts d'exploitation nécessite d'être approuvée.
• Un club commence l'année fiscale avec 1000euros (1/3 = 333euros). Le président achète 10 microphones d'une valeur de 30euros chacun (coût cumulé = 300euros). Un peu plus tard, il décide d'acheter un pupitre pour 50euros. Les membres doivent approuver cette transaction puisque le coût cumulé du pupitre et des dépenses précédentes sont de 350euros, ce qui excède la règle du 1/3. 
• Un club commence l'année fiscale avec 1000euros (1/3 = 333euros). Le président présente un plan et obtient l'approbation des membres pour l'organisation d'une compétition avec un budget de 600euros. Il dépense ensuite 400euros pour un projecteur et 100euros pour 10 microphones - un total de 500euros. Aucune de ces transactions ne nécessite quelconque approbation, puisque le coût cumulé est 550euros (>333), et cette transaction n'est pas liée à la compétition.
• Un club commence l'année fiscale avec 1000euros (1/3 = 333euros). Le président présente un plan et obtient l'approbation des membres pour l'organisation d'une compétition avec un budget de 600euros. Il dépense ensuite 400euros pour un projecteur et suhaite acheter 10 microphones d'une valeur de 25euros chacun. Avec l'achat de ces microphones, on obtient un total de 650euros en coûts autres que les coûts d'exploitation - au-dessus du budget approuvé précedemment - les membres doivent donc approuver cette transaction. 

SU05. Toute approbation de dépense financière que les membres voudront bien donner durera un an au plus. Quand l'année se termine, un autre vote sera nécessaire pour allonger l'approbation d'une autre année. 

Financement des événements liés à Agora

Un des pilliers essentiels d'Agora sont les multiples événements inter-clubs, comme les compétitions, les conventions etc. ainsi que tout autre événement co-organisé par plusieurs clubs (des réunions amicales, des compétitions non-officielles etc). Ces activités nécessitent généralement un certain degré de financement de façon à être réalisées avec succès. 

FE01. Tous les événements liés à Agora (officiels ou non) doivent être financés par nos propres moyens, que ce soit vente de tickets ou de biens, moyens de sponsor, subventions ou autre.

FE02. 10% du bénéfice brut de ces événements (officiels ou non) reviendront  à la Fondation Agora Speakers International.

FE03. Le coût de n'importe quel événement Agora qui nécessite un certain montant de pré-financement sera porté par tous les membres individuels dans la région géographique concernée, avec comme limite le pays entier pour les événements internationaux comme les Conventions. Tous les membres de la région correspondante contribueront - en plus des autres frais imposés - à part proportionnelle de ces dépenses. Cette part proportionnelle sera le résultat de la division du financement requis par le nombre de membres dans la région, et il sera le même pour tous les membres quelque soit le nombre de clubs auxquels ils participent. Chaque club est libre de décider s'il puisera cette contribution hors de ses propres fonds, ou s'il le demandera de ses membres, ou une combinaison des deux. 

FE04. Tout profit ou perte à la suite de l'événement sera redistribué aux clubs, en quantité proportionnelle aux nombres de membres des clubs. Les clubs rembourseront l'argent à leur membres, le montant ne pouvant pas excéder ce qu'ils ont payé en FE03. La décision de rembourser ou non une part des profits revient au comité exécutif du club. La portion de fonds non remboursés aux membres fera donc partie des fonds du club.  

FE05. Les organisateurs d'événements doivent rapporter toutes les opérations de comptabilité qui ont un lieu avec l'orgnisation de l'événement au siège social d'Agora Speakers International lorsqu'elles ont lieu, avec le niveau de détails indiqué dans SU02, et en utlisant les outiles de comptabilité que le siège fournira. 

Sponsoring des Participants à la Convention

PC01. Seules les participations à des événements officiels Agora strictement au dessus du niveau d'une ville ont droit à un sponsoring. 

PC02. Les clubs d'une région géographique particulière (jusqu'au niveau du pays inclus) peuvent choisir de sponsoriser les dépenses des participants à une convention suivants :

• Conccurents
• Un club non-compétiteur représentant le pouvoir votant, approuvé par le comité exécutif du club
• Personnes qui dirigent directement les ateliers, sessions d'entrainement et séminaires à l'événement concerné
  
  Les clubs peuvent décider de sponsorier un type de participation et pas un autre. 

PC03. La décision de sponsoring doit être approuvée par la majorité absolue des Présidents de clubs, et le vote doit se dérouler ainsi : 

• Pour les concurrents : avant le premier round de compétition (au niveau du club)
• Pour les autres participants - pas plus tard qu'un mois après l'annonce de la date de l'événement.

PC04. Ci-dessous, vous trouvez les utilisations valides des fonds du club, à moins qu'explicitement interdit par la législation loacle : 

• Classe économie pour les dépenses de voyage dans le moyen de transport le plus adapté.
• Le coût du type de ticket le plus complet pour un événement.
• Les dépenses liées au logement lors d'un séjour d'une durée de plus de 2 nuits (en comptant l'arrivée un jour en avance et le départ le lendemain de la fin de l'événement).
• Montant raisonnable par jour qui couvre les repas et les transports.

PC05. Le sponsoring n'autorise pas certains achats spécfiques. Echanger les produits ou services sponsorisés contre de l'argent n'est pas autorisé. Les participants sponsorisés doivent conserver les factures de tous les bien et services sponsorisés et les fournir éléctroniquement au Trésorier du club au moment où ils les reçoivent, soit ps plus tard que deux semaines après l'achat. 

Changements des règles

CR01. Ces règles peuvent être soumises à des changements de temps en temps. Les clubs doivent se confirmer aux nouvelles règles dans les six mois suivants leur élaboration.